Pueden pasar 1, 2, 5, 8, 12, 18, 25 o mas años de antiguedad de una pequeña o mediana empresa y la misma normalmente siempre esta en un proceso de adaptacion, ya sea a legislaciones nuevas, cambios de las anteriores, nuevos participantes en su nicho de mercado ya sean grandes o pequeños, nuevas tecnologias de produccion, mercadeo, distribucion y procesos, fenomenos naturales, falta de espacio por crecimiento, cambios generacionales y muchos etceteras que cada uno lo vive y conoce perfectamente.
El dia a dia, esa sobrevivencia constante, esa toma de decisiones muchas veces presionada por las circunstancias, esa vision de emprendimiento y progreso que nunca cesa, es el combustible que alimenta el espiritu de una pyme.
Aumentar los ingresos, disminuir costos y gastos sin afectar la calidad y las oportunidades del negocio son siempre los horizontes de cualquier empresario, tratar de utilizar las herramientas que sabe que existen para esto, muchas veces se convierte en una meta importante, y es justamente aqui en donde comienzan a pulular asesores, amigos que saben, presupuestos (algunos muy economicos otros inalcanzables), discusiones del como hacemos y cuando lo hacemos, como aprovechamos lo que tenemos hecho y en funcionamiento, como nos acoplamos, cuanto realmente nos costara? y muchas mas interrogantes que en el camino van surgiendo.
Resolver el dilema entre migrar o acoplar lo que tenemos a una nueva plataforma de informacion es uno de esos primeros pasos importantes que seran fundamentales a la hora de obtener el exito que se espera o fracasar en el intento.
La migracion de por si, siempre conlleva un riesgo muy alto (tanto en las empresas como en la vida humana) cambiar lo establecido (bueno, regular o malo que sea) de manera abrupta es peligroso para cualquier sujeto, y puede ser hasta mortal para una empresa, mantener paralelismos suele ser muy costoso y engorroso, a nivel de sistemas de informacion, 32 años de experiencia me han demostrado que ir añadiendo herramientas aguas abajo y aguas arriba de lo que existe, es la mejor de las opciones y es lo que deja ver en el corto plazo los nuevos resultados, me explico:
Si se tiene un sistema de gestion que nos lleva contabilidad, facturacion, inventarios, cuentas x cobrar y cuentas por pagar e incluso hasta costos, y que esta estable, y que la organizacion, pequeña, mediana o grande ya esta amoldada a sus procedimientos y procesos, el pensar migrarlo es normalmente un error, asi existan herramientas estupendas en el mercado, los vacios que ese sistema pueda tener hay que ir llenandolos con aplicaciones inteligentes (muchos lo hacen con excel y estan hasta felices) que permitan ir llenando esos espacios e incluso en un tiempo prudencial si puedan ir sustituyendo a los modulos existentes de manera natural y no obligada por una decision de momento.
Veamos un ejemplo sencillo, la empresa necesita la manera de mejorar la interaccion con sus clientes, necesita mantener consolidada la informacion que intercambia con cada uno de ellos (cotizaciones, pedidos, oportunidades, ventas, etc) saber incluso el resultado de las llamadas telefonicas que se hacen con ellos, tener los correos electronicos agrupados en un solo sitio, saber ordenadamente que productos, sus caracteristicas, precios o adaptaciones especiales tiene, tener a mano todas las direcciones, personas contacto, telefonos, correos electronicos, etc del cliente a la mano, saber que le ha vendido, cuanto y a que precio historicamente, no es complicado y no implica eliminar o cambiar el sistema o aplicacion de facturacion o cuentas por cobrar, solo implica acoplar lo nuevo a lo que ya existe y en el tiempo la migracion sera natural.
Igual se hace con los proveedores, sus cuentas por pagar, pero controlando inicialmente la fluidez de la informaciin con ellos.
La estructuracion de las dos anteriores nos lleva igualmente a derivar en los manejos del inventario, en donde no solo podremos ver que tenemos, que ha salido, que ha entrado y cuanto nos cuesta, sino que podremos añadirle que viene en camino, cuando llega e incluso medir quien lo demanda y cuando lo necesita, de manera natural y simple.
Hoy por hoy, hay muchas herramientas, sumamente economicas que nos permiten dar esos grandes pasos.
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